为了加强学校财务管理工作,严肃财经纪律,强化会计监督,规范财务报账行为,依据国家相关法律法规,结合学校实际,制定本管理办法。
第一条 本办法所称报账事项是指因完成学校相关工作而发生的经济业务,且已取得原始票据需要进行财务报账的行为。
第二条 业务办理申报
所有业务事项,包括采购、维修、培训、会议、出差等事项,需预先由科室负责人提出报告或提供相关文件、通知,报分管校长签字,然后由校长签批,方可办理业务,并将领导签字的报告、文件或通知作为报账原始依据。
第三条 原始凭证要求
所有经济业务必须取得真实、合法的原始凭证,含自制凭证和外来凭证。原始凭证具体要求如下 :
1、原始凭证必须做到业务真实、内容完整。报销业务必须提供具备国家税务监制章和开票单位发票专用章的正规发票,开票日期、单位名称、纳税人识别号、货物或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、开户行、账号等项目必须填写齐全。
2、原始凭证大小写金额必须一致,并与公务卡刷卡小票金额一致。
3、原始凭证不得涂改、挖补,发现错误的应由原开票单位重开或更正,并在更正处加盖开票单位公章,金额错误的应由开具单位重开,不得在原凭证上更正。
4、采购办公用品、学生实习实训耗材、卫生用品、维修器材、体育用品等,因采购项目较多汇总开具专用发票的,必须同时提供防伪税控系统开具的明细清单,并加盖发票专用章。
第四条 报账方式、流程及要求
(一)按月报账,一事一结。各部门在完成有关活动或业务取得原始凭证后,应及时到财务科领取报账凭证(学校公用经费报销单、差旅费报销单、借款单、原始凭证粘贴单),一般要在当月办理报账,同一事项应由一个承办部门统一整理相关票据和资料,一次申请办理完结。不得将多笔业务合并报账或将一笔业务分拆报账。
(二)规范流程,强化监管。业务或活动经办人应认真填写报账凭证上的各项内容,经部门负责人签字、证明人签字、总务科验收登记(购买用具用品、低耗或固定资产)、财务负责人审核、分管校长签字、分管财务校长签字、校长签字,手续齐备后到财务科报账。同时还应注意以下几个方面:
1、填写费用报销单时须写明具体事由、用途,经手、证明、验收均要由相关责任人本人签字,不能一人代签。
2、购买实物要验收,各种耗材(含书籍、物品、工具用具、实习实训耗材)由本部门验收证明,并建立台账予以记载入库出库情况;其他需登记领用的物资、固定资产等由总务科按明细逐笔验收签字,并由总务财产负责人建立台账,详细登记入库、出库情况,财产物资领用一律采取“以旧换新”原则。
3、原始票据粘贴要整齐。报销的原始凭证应按:①报销单(单据封面)、②原始凭证(发票、清单)、③验收单、④其它(如会议通知、说明等)的顺序从上向下整理,的士票、车票等小票需粘贴在原始凭证粘贴单上, 尽可能齐右下方呈鱼鳞状粘贴,不得使用订书机装订。
4、 经办人将手续齐备、粘贴整齐的报销凭证交给财务部门后,由会计人员进行复核,复核无误后输入计算机据以编制记账凭证,同时交给出纳付款。
5、办理报销应减少现金支付,零星采购业务、差旅费、会议费、招待费、办公费、培训费、车辆维护维修费、印刷费、咨询费、手续费等属于公务卡强制结算目录范围内的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算;确需采取现金支付方式的,一律转入经办人的银行卡内。
第五条 借款规定
1、实行公务卡结算后,一般情况下不得办理借款,特殊情况需经校长批准后方可借款。
2、因公借款的职工,事后必须及时报账、还款,对不及时报账者,从其工资中抵回,直到报账或还款止。凡前账未清者,不得再另行借款,即前账不结后账不借。
3、借款必须专款专用,报账原始单据内容必须与借款内容相符。
第六条 采购要求
1、凡列入政府采购目录及政府采购限额标准以下的货物、服务和工程,应当按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》(湘财购[2019]27号)的规定全部通过电子卖场进行采购。
2、学校所需购买的教学、办公、生活设施设备、用品用具、专用材料、书籍课本、医疗(防疫)物资、水电器材等实行集体采购。由主办科室会同纪检监察室、财务科、总务科集体采购。规定金额以上的须实行招标。任何单位和个人不得到学校商店、市场赊购。凡未按规定办理的,财务科一律不得付款。
第七条 水电费管理
学校经营户水、电费均实行按实抄收结算制度,根据合同约定时间,由总务科派人上门抄表,并按收费标准核算金额,一式三份下达水、电费缴款通知单,经各用户认可、签字后送财务科一份,各用户凭水、电费缴款单二日内到财务科办理缴费手续。
第八条 劳务费支出管理
1、临时聘请校外专家进行培训、授课、咨询、服务等劳务,劳务费发放标准严格按省财政厅和学校相关规定执行。
2、发放劳务费需附培训安排或课表、教师资质证书复印件,聘用时间较长或劳务费用10000元以上的须附劳务合同或协议。费用发放花名册由承办部门编制,费用领用人签字,由财务录入税务系统计算并代扣代缴个人所得税,或由费用领用人提供正式发票后予以报账。
第九条 公务接待管理
1、公务接待严格在预算限额内凭接待函办理。
2、接待标准严格按“关于明确省直机关公务活动用餐有关事项的通知(湘财行[2018]62号)”文件执行。
3、公务接待由行政办统一管理,接待前据实填写“公务接待审批单”,严格办理审批手续,接待完成后将接待函连同发票、菜单作为原始凭证办理报账手续。
第十条 其他说明
1、差旅费报销、工作餐报销分别按“湖南省工业贸易学校差旅费管理办法”、“湖南省工业贸易学校工作餐管理规定”执行。
2、政府采购限额标准以上的采购业务,按“政府采购制度”执行,按国库集中支付的要求和规定办理支付手续。
第十一条 本规定自下发之日起执行。本规定按现行财务制度制定,如遇上级财务制度变更,按新的财务制度执行。
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